تقييم أداء الموردين: 5 مؤشرات تكشف المشاكل قبل تفاقمها

قد يقدم أحد الموردين أقل الأسعار في السوق، لكنه يتأخر باستمرار في التسليم، أو يورد مواد غير مطابقة للمواصفات، أو يتجاهل طلبات معالجة المشكلات.

في المقابل، قد يكون مورد آخر أعلى سعرًا قليلًا، لكنه أكثر التزامًا بالمواعيد والجودة، مما يقلل الاضطرابات التشغيلية والتكاليف غير المباشرة.

لهذا السبب، لا ينبغي أن يعتمد تقييم الموردين على السعر وحده.

تحتاج الشركات إلى نظام لقياس أداء الموردين (Supplier Performance Measurement) يساعدها على اتخاذ قرارات مبنية على بيانات فعلية، وليس الانطباعات الشخصية.

في هذا المقال من إمداد SA، نستعرض خمسة مؤشرات يمكن استخدامها لبناء تقييم مهني لأداء الموردين.

أولًا: لماذا تقيس الشركات أداء الموردين؟

يساعد التقييم الدوري على:

• اكتشاف الموردين الذين يتكرر تأخرهم.
• قياس جودة المواد والخدمات المستلمة.
• تحديد المشكلات المتكررة وأسبابها.
• دعم قرارات تجديد العقود أو إعادة التفاوض.
• اختيار الموردين المناسبين للمشتريات المستقبلية.
• وضع خطط لتحسين الأداء بالتعاون مع الموردين.

والهدف ليس معاقبة المورد، بل تحسين أداء سلسلة التوريد وتقليل المخاطر.

ثانيًا: خمسة مؤشرات رئيسية لتقييم الموردين

1. معدل التسليم في الموعد (On-Time Delivery – OTD)

يقيس هذا المؤشر نسبة عمليات التسليم التي تمت خلال الموعد المتفق عليه.

المعادلة:

معدل التسليم في الموعد = عدد عمليات التسليم في الموعد ÷ إجمالي عمليات التسليم المستحقة × 100

مثال:

إذا كان المورد مسؤولًا عن 20 عملية تسليم خلال الشهر، وأنجز 17 منها في الموعد:

OTD = 17 ÷ 20 × 100 = 85%

هذا يعني أن 15% من عمليات التسليم لم تلتزم بالموعد المحدد.

مهم: يجب توحيد تعريف الموعد المعتمد، وهل التقييم يتم على مستوى أمر الشراء أو سطر الطلب أو عملية التسليم.

2. معدل التسليم بالكميات الكاملة (In-Full Delivery)

يقيس نسبة عمليات التسليم التي استوفت الكمية المطلوبة وفق أساس القياس المتفق عليه.

المعادلة:

In-Full Rate = عدد عمليات التسليم المكتملة الكمية ÷ إجمالي عمليات التسليم المقيمة × 100

إذا استوفى المورد الكمية المطلوبة في 18 عملية من أصل 20:

In-Full Rate = 18 ÷ 20 × 100 = 90%

ويمكن أن يكون المورد ملتزمًا بالموعد لكنه يسلّم كمية ناقصة، ولذلك من المهم الفصل بين المؤشرين.

3. التسليم في الموعد وبالكمية الكاملة (OTIF)

يُعد مؤشر On-Time In-Full من المؤشرات المهمة؛ لأنه يجمع الالتزام بالموعد والكمية في عملية قياس واحدة.

لا يكفي أن يصل الطلب في موعده إذا كانت الكمية غير مكتملة، ولا يكفي تسليم الكمية كاملة إذا كان التأخير مؤثرًا.

المعادلة:

OTIF = عدد عمليات التسليم التي استوفت الموعد والكمية معًا ÷ إجمالي عمليات التسليم المقيمة × 100

لنفترض أن المورد نفذ 20 عملية تسليم:

• 17 عملية وصلت في الموعد.
• 18 عملية كانت مكتملة الكمية.
• 16 عملية حققت الشرطين معًا.

OTIF = 16 ÷ 20 × 100 = 80%

هذه النتيجة أكثر شمولًا من النظر إلى الالتزام بالموعد وحده.

ويجب تحديد كيفية التعامل مع التسليم الجزئي والتواريخ المعدلة قبل اعتماد المؤشر.

4. معدل العيوب (Supplier Defect Rate)

يقيس نسبة الوحدات المستلمة التي ثبت عدم مطابقتها للمواصفات.

المعادلة:

معدل العيوب = عدد الوحدات غير المطابقة ÷ إجمالي الوحدات المفحوصة × 100

مثال:

استلمت الشركة وفحصت 1,000 وحدة من مورد، واكتشفت 10 وحدات معيبة.

معدل العيوب = 10 ÷ 1,000 × 100 = 1%

يجب عدم مقارنة الموردين بصورة مضللة إذا اختلفت طبيعة المنتجات أو طرق الفحص أو حجم العينات.

وفي بعض القطاعات قد يكون قياس عدد العيوب لكل مليون فرصة (DPMO) أو لكل مليون وحدة (PPM) أكثر ملاءمة.

5. الالتزام بمعالجة المشكلات (Corrective Action Closure Rate)

قد تحدث أخطاء حتى لدى الموردين الجيدين. لكن الفرق يظهر في قدرة المورد على معالجة المشكلات خلال الفترة المتفق عليها.

يقيس هذا المؤشر نسبة إجراءات التصحيح التي أُغلقت ضمن المهلة المحددة.

المعادلة:

معدل الإغلاق في الموعد = عدد الإجراءات التصحيحية المغلقة ضمن المهلة ÷ إجمالي الإجراءات المستحقة للإغلاق × 100

إذا استحق إغلاق خمس حالات خلال الشهر، وتم إغلاق أربع منها في الموعد:

المعدل = 4 ÷ 5 × 100 = 80%

ولتحقيق قياس عادل، ينبغي تعريف معنى الإغلاق، والتحقق من فعالية الحل، وليس مجرد استلام رد من المورد.

ثالثًا: كيف تجمع النتائج في بطاقة تقييم واحدة؟

تُعرف أداة التقييم المجمّعة باسم Supplier Scorecard.

يمكن أن تتضمن بطاقة المورد:

هذه الأرقام افتراضية لأغراض التدريب.

لاحظ أن معدل العيوب يختلف في اتجاهه عن مؤشرات الالتزام؛ فكلما انخفض كان أفضل عادةً. لذلك لا يصح جمع النسب مباشرة للحصول على درجة إجمالية.

إذا رغبت الشركة في إنشاء تقييم من 100 نقطة، فعليها تحديد الأهداف والأوزان وطريقة تحويل كل مؤشر إلى درجة موحدة، مع مراعاة أن بعض المؤشرات مترابطة مثل OTD وIn-Full وOTIF.

رابعًا: هل كل الموردين يُقيّمون بالطريقة نفسها؟

ليس بالضرورة.

فمورد المواد الخام الحرجة قد يحتاج إلى متابعة جودة وتسليم أكثر تفصيلًا من مورد المستلزمات المكتبية.

يمكن تقسيم الموردين بحسب:

• أهمية المواد أو الخدمات.
• أثر توقف التوريد على العمليات.
• قيمة الإنفاق السنوي.
• صعوبة إيجاد مورد بديل.
• مستوى مخاطر الجودة والتوريد.

وبناءً على هذا التصنيف تُحدد المؤشرات المناسبة وتكرار التقييم.

خامسًا: كيف تتصرف إذا انخفض تقييم المورد؟

من الأخطاء الشائعة إرسال بطاقة تقييم منخفضة للمورد دون توضيح المطلوب لتحسين الأداء.

الأفضل اتباع إجراءات منظمة:

1. مراجعة البيانات والتأكد من صحتها.
2. تحديد المشكلات المتكررة والأكثر تأثيرًا.
3. عقد اجتماع مراجعة أداء مع المورد عند الحاجة.
4. الاتفاق على خطة إجراءات تصحيحية بمسؤوليات ومواعيد واضحة.
5. متابعة تنفيذ الإجراءات والتحقق من فعاليتها.
6. إعادة تقييم النتائج خلال فترة متفق عليها.

وقد تحتاج الشركة إلى خطة توريد بديلة إذا كانت المخاطر مرتفعة ولم يتحسن الأداء.

سادسًا: أخطاء يجب تجنبها

من أبرز الأخطاء:

• تقييم المورد اعتمادًا على السعر فقط.
• تغيير مواعيد التسليم المرجعية لإخفاء التأخير.
• استخدام معايير مختلفة بين الموردين دون مبرر.
• الاعتماد على عينة صغيرة واستخلاص نتائج حاسمة.
• تجاهل أسباب التأخير الناتجة عن الشركة المشترية نفسها.
• عدم توثيق المشكلات والإجراءات التصحيحية.
• إنشاء لوحة مؤشرات دون استخدامها في قرارات فعلية.

الخلاصة

تقييم الموردين ليس تقريرًا شكليًا يُعد نهاية كل شهر، بل وسيلة لفهم أداء الموردين وتحسين قرارات الشراء وتقليل المخاطر التشغيلية.

وكلما كانت المؤشرات واضحة والبيانات موثوقة والتقييم عادلًا، أصبحت الشركة أكثر قدرة على بناء علاقات طويلة الأجل مع الموردين المتميزين ومعالجة نقاط الضعف قبل أن تتحول إلى أزمات.

إمداد SA — من المعرفة إلى التطبيق.