الفرق بين طلب الشراء (PR) وأمر الشراء (PO): شرح عملي بالأمثلة

في بيئة المشتريات، يتكرر استخدام مصطلحين أساسيين: طلب الشراء (Purchase Requisition – PR) وأمر الشراء (Purchase Order – PO).

قد يبدو المستندان متشابهين، فكلاهما يتعلق بالحصول على مواد أو خدمات، لكن لكل منهما وظيفة مختلفة في دورة المشتريات، كما تختلف الجهة المسؤولة عنه والصلاحيات المطلوبة لإصداره.

في هذا المقال من إمداد SA، نشرح الفرق بينهما من خلال أمثلة عملية وإجراءات شائعة في الشركات.

أولًا: ما هو طلب الشراء PR؟

طلب الشراء (Purchase Requisition) هو مستند داخلي يُستخدم لطلب شراء مواد أو خدمات تحتاج إليها إحدى إدارات الشركة.

على سبيل المثال، قد يطلب قسم الصيانة قطع غيار، أو يطلب قسم الإنتاج مواد خام، أو تطلب إدارة تقنية المعلومات أجهزة جديدة.

عادةً يتضمن طلب الشراء:

• وصف المادة أو الخدمة المطلوبة.
• الكمية المطلوبة.
• سبب الاحتياج.
• التاريخ المطلوب للتوريد.
• القسم أو مركز التكلفة.
• المرفقات والمواصفات الفنية.
• بيانات مقدم الطلب والموافقات المطلوبة.

الغرض الأساسي من PR هو توثيق الاحتياج الداخلي والحصول على الموافقات اللازمة قبل الشراء.

وليس بالضرورة أن يُرسَل طلب الشراء إلى المورد؛ ففي كثير من الشركات يبقى ضمن الإجراءات الداخلية.

ثانيًا: ما هو أمر الشراء PO؟

أمر الشراء (Purchase Order) هو مستند تصدره الشركة المشترية إلى المورد لتحديد ما تريد شراءه، وبأي كمية وسعر وشروط.

يتضمن أمر الشراء عادةً:

• رقم أمر الشراء (PO Number).
• اسم المورد وبياناته.
• وصف الأصناف أو الخدمات.
• الكميات وأسعار الوحدات.
• قيمة الطلب والضرائب المطبقة.
• تاريخ ومكان التسليم.
• شروط الدفع والتوريد.
• المراجع والشروط التجارية ذات العلاقة.

يساعد PO على توثيق الاتفاق التجاري ومتابعة تنفيذ طلب الشراء.

وقد ينشئ التزامات تعاقدية عند قبول المورد له، حسب الشروط والقانون المطبق.

ثالثًا: ما الفرق بين PR وPO؟

الفرق الأساسي: PR يوضح ما تحتاجه الشركة، بينما PO يوضح ما طلبت الشركة شراءه من المورد وبأي شروط.

رابعًا: مثال عملي من مصنع

لنفترض أن قسم الإنتاج في مصنع يحتاج إلى 1,000 وحدة من مادة خام لتغطية خطة الإنتاج القادمة.

المرحلة الأولى: إنشاء طلب الشراء PR

ينشئ مسؤول التخطيط طلب شراء بالبيانات التالية:

تراجع الإدارة المختصة الطلب وتتحقق من الحاجة والميزانية، ثم تُستكمل الموافقات المطلوبة.

حتى هذه المرحلة، الشركة لم تُصدر أمر شراء إلى مورد محدد.

المرحلة الثانية: إجراءات المشتريات

بعد اعتماد الاحتياج، تبدأ إدارة المشتريات الإجراءات المناسبة، وقد تشمل:

1. مراجعة المواصفات والكميات المطلوبة.
2. البحث عن الموردين المؤهلين.
3. طلب عروض الأسعار (RFQ) عند الحاجة.
4. مقارنة الأسعار والشروط التجارية.
5. اختيار المورد وفق سياسة الشركة.
6. الحصول على موافقات الشراء المطلوبة.

لا تتطلب جميع الحالات إصدار RFQ جديد؛ فقد يكون هناك عقد توريد أو اتفاق أسعار معتمد بالفعل.

المرحلة الثالثة: إصدار أمر الشراء PO

بعد اختيار المورد، يُصدر أمر شراء افتراضي بالبيانات التالية:

البيانات والأرقام افتراضية لأغراض التعليم، واحتساب الضريبة يفترض خضوع العملية للنسبة السعودية الأساسية البالغة 15%.

يُرسل PO إلى المورد لتأكيد الطلب والتاريخ والشروط المتفق عليها.

هنا يظهر الفرق بوضوح: PR وثّق الاحتياج الداخلي، أما PO فوَثّق الطلب التجاري الموجّه إلى المورد.

خامسًا: هل كل PR يتحول إلى PO واحد؟

ليس بالضرورة.

تختلف العلاقة بين PR وPO بحسب نظام المشتريات وسياسة الشركة. ومن السيناريوهات الممكنة:

الحالة الأولى: طلب شراء واحد وأمر شراء واحد

يطلب قسم الصيانة 10 قطع غيار، ويتم شراؤها بالكامل من مورد واحد.

الحالة الثانية: طلب شراء واحد وعدة أوامر شراء

يطلب قسم الإنتاج مواد متعددة، لكن بعضها يتوفر لدى مورد محلي والبعض الآخر لدى مورد خارجي. هنا قد تصدر عدة أوامر شراء لتغطية الاحتياج.

الحالة الثالثة: عدة طلبات شراء وأمر شراء واحد

تحتاج إدارات متعددة إلى الصنف نفسه. قد تجمع المشتريات احتياجاتها في أمر واحد إذا سمحت الإجراءات والنظام بذلك.

الحالة الرابعة: طلب شراء معتمد دون أمر شراء

قد يُعتمد الطلب ثم يُؤجّل الشراء بسبب تغير الأولويات أو الميزانية أو توفر مخزون بديل.

لذلك لا يصح افتراض أن كل PR ينتج عنه PO واحد بالضرورة.

سادسًا: من المسؤول عن PR وPO؟

عادةً توزّع الشركات المسؤوليات على النحو التالي:

الإدارة الطالبة (Requesting Department): تحدد الاحتياج وتقدّم المواصفات والكميات المطلوبة.

الجهة المعتمدة (Approver): تراجع الطلب وفق حدود الصلاحيات والميزانية.

إدارة المشتريات (Procurement): تتحقق من المتطلبات، وتنفذ إجراءات التوريد، وتُصدر أوامر الشراء ضمن الصلاحيات المعتمدة.

المستودع أو الجهة المستلمة (Receiving): توثّق استلام المواد أو الخدمات وتبلغ عن الفروقات.

الإدارة المالية (Finance): تراجع المستندات والفواتير وتنفيذ المدفوعات حسب الإجراءات.

قد تختلف التفاصيل أو تُدمج بعض المهام بحسب حجم الشركة ونظامها.

سابعًا: كيف تتم العملية في أنظمة ERP؟

في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة مثل Microsoft Dynamics 365 أو SAP، يمكن ربط طلبات الشراء بأوامر الشراء، بما يساعد على تتبع أصل الاحتياج والموافقات والتنفيذ.

لكن الإعدادات تختلف بين الشركات.

بعض الشركات تستخدم دورة تبدأ بـ PR، بينما قد تنشئ شركات أخرى أوامر شراء مباشرة في الحالات المسموح بها، مثل المشتريات المتكررة أو الأوامر المرتبطة بعقود قائمة.

الأهم هو وجود سياسة واضحة تحدد متى يلزم PR، ومن يملك حق إنشاء PO، وكيف تُوثق الموافقات.

ثامنًا: أخطاء شائعة في التعامل مع PR وPO

من الأخطاء التي ينبغي تجنبها:

• اعتبار PR موافقة نهائية على الشراء من المورد.
• إصدار PO قبل الحصول على الموافقات اللازمة.
• اختلاف مواصفات PO عن الاحتياج المعتمد دون توثيق التعديل.
• عدم ربط PO بمصدر الاحتياج عند الحاجة.
• نسيان تحديث مواعيد التسليم المتفق عليها.
• تسجيل استلام كامل رغم وصول جزء من الكمية فقط.
• تجاهل التعديلات الرسمية على أسعار أو كميات أوامر الشراء.

يساعد الفصل الواضح بين طلب الاحتياج والقرار التجاري على تحسين الرقابة وتقليل الأخطاء.

تاسعًا: أسئلة شائعة

هل يمكن إصدار PO بدون PR؟

نعم، في بعض الشركات والعمليات، إذا سمحت سياسة الشراء والصلاحيات بذلك. لا توجد دورة واحدة إلزامية لجميع المؤسسات.

هل PR يُرسل إلى المورد؟

عادةً لا؛ لأنه مستند داخلي. أما PO فهو المستند الذي يُوجّه إلى المورد لتأكيد الطلب التجاري.

هل الموافقة على PR تعني الموافقة على أي سعر؟

لا. الموافقة على الاحتياج لا تعني بالضرورة اعتماد جميع الأسعار أو الموردين؛ فقد يتطلب اختيار المورد والسعر موافقات إضافية.

هل ينتهي دور المشتريات عند إصدار PO؟

لا. تستمر متابعة المورد والتسليم والكميات المتبقية ومعالجة التأخير والتعديلات حتى استكمال الإجراءات المطلوبة.

الخلاصة

يمثل طلب الشراء PR نقطة البداية لتوثيق الاحتياج الداخلي، بينما يمثل أمر الشراء PO مرحلة توثيق الطلب التجاري مع المورد.

وفهم الفرق بينهما يساعد موظفي المشتريات والتخطيط والمستودعات على تطبيق إجراءات واضحة، وتقليل الأخطاء، وتحسين التنسيق بين الإدارات.

إمداد SA — من المعرفة إلى التطبيق.